体育科学
SPOTS SCIENCE
1998年 第18卷 第6期 No.6 Vol.18 1998科技期刊

北京体育大学学报编辑部管理
信息系统的开发研究
何芳桂* 孔垂辉
(北京体育大学出版社学报编辑部，北京　100084)

　　摘要　针对北京体育大学学报当前编辑部的工作状态，运用中文Visual FoxPro 3.0开发出适合编辑部工作的管理信息系统。该系统功能齐全、实用性强，基本能够满足本学报的各项日常工作。并对各子系统的主要功能、实用性及本系统的特点作了介绍。
　　关键词　编辑部工作　管理信息系统　开发　设计　分析

1　运行环境、开发工具与界面
　　运行环境与开发工具：本系统开发使用COMPAQ PROLINEA 4/100 计算机，16 M内存，SVGA彩色显示器。操作系统采用WINDSOWS95中文版。采用中文FOXPRO3.0 for WINDOWS实现本管理系统，辅助运用EXCEL7.0建立数据库后转入FOXPRO数据库。界面形式：采用标准的WINDOWS界面风格，下拉式和弹出式菜单形式，界面友好。任何办公人员，只要熟悉编辑部的日常工作，即使没有接触过计算机，经过短时间培训即能独立上机操作。

2　系统结构与功能分析
2.1　设计目标
　　该系统主要针对北京体育大学学报编辑部的管理而开发。力求系统简练、实用，运行速度快，能够完成编辑部的日常工作，且数据维护简单方便。设计中力求资源共享最大化，以及程序标准化。
2.2　系统功能的实现
2.2.1　数据库的设计
　　根据编辑工作及POXPRO数据库特点，设计了编辑部管理系统库(图1)，该系统由5个数据库组成，即稿件管理库、审稿管理库、期刊管理库、财务管理库、选题管理库。
2.2.1.1　稿件管理库　稿件管理库可以分为稿件原始库子库、稿件档案子库和稿件处理子库3部分。
　　(1)稿件原始子库：该库是整个系统的初始数据库，存储收到的所有稿件，按照收到稿件的先后顺序，依次按顺序编号。该数据库包括稿件编号、稿件题目、稿件字数、作者姓名、作者人数、作者单位及邮政编码、分类号、投稿日期、稿件学科分类等。
　　(2)稿件档案子库：该子库存储已经处理和发表过的稿件数据，是一个相对稳定的数据库。该库除稿件原始子库著录的项目外，增加了初审意见、审稿专家意见、审稿专家姓名、审稿时间、退修时间、修回时间、终审意见、拟发栏目与刊期、实发刊期、退稿时间等。存储形式按照稿件的发表与否分为发表类和非发表类两大类。Ｂ
　　(3)稿件处理子库：该库存储的是正在处理中的稿件，包括稿件档案子库中的项目。这个子库是一个动态的数据库，稿件的送审、修改、再送审到发表这样一些工作过程在此库中进行，
定稿后的稿件数据才能进入稿件档案子库。该数据库又可分为待发表类和在审查类两大类。待发表类数据在一次打印出当期发表的论文目次表后，转入稿件档案子库；审查类每一审过后，将退稿直接转入稿件档案子库，审查合格者进行下一步审查，待终审完毕后，将可发表类按学科项目转入待发表类储存。

图1　数据库流程图
2.2.1.2　审稿管理库　该库主要存储审稿专家的有关数据，分为审稿人情况和审稿工作情况。在本刊的专业范围内，确定一批知名的专家、教授为本刊的审稿人，将其姓名、专业范围、研究方向、职称、职务、年龄、工作单位、家庭地址、联系电话等存入审稿入库，以便随时取用。审稿工作情况包括栏目初审、专家评审和主编终审，均分为退稿类、修改类和送审类。栏目初审主要储存栏目编辑初审稿件的编码；专家评审主要储存专家评审稿件的代码、送审时间、要求返回时间、实际返回时间、稿件的评定等级和建议发表的形式、修改意见的可行性判断、评审意见的公正性和全面性评判、评审态度评判、专家评审资格的综合评判等专门资料，这些资料可为开编委会时做为评估评审专家是否适宜继续履行稿件评审职责等；主编终审主要储存送审给主编的论文数目、送审时间、要求返回时间、实际返回时间。
2.2.1.3　期刊管理库　主要储存期刊出版情况和发行管理工作。期刊出版中主要储存每期刊物的目录，是由稿件处理子库中生成的期刊目录打印后转入该库中存储。发行管理数据主要包括每期印刷数目、订购数据、赠阅数据、交换数据、作者样刊数据。
2.2.1.4　财务管理库　储存编辑部经济活动的有关数据，包括：期刊各项收入，如订购费、版面费、广告费等；期刊的各项支出，如印刷费、审稿费、稿费等；期刊的盈亏情况。这些数据，便于及时了解期刊的经营情况。
2.2.1.5　选题管理库　科学的有针对性的选题，对提高期刊质量，体现期刊的特色是必不可少的，同时，我学报归属出版社后，对选题的管理更加显得重要，其主要包括选题的方向和选题作者库。
2.2.2　程序结构的设计
　　该系统程序采用积木式的程序模块，整个程序受主控模块控制，主程序为BUPEXB. PRG，通过调用子程序来实现各模块的功能。根据编辑部的要求，可以选择不同的模块来完成对数据库的操作，在程序中，每个模块之间既是独立的，又可以互相调用，模块结构清晰，易于检索、修改、扩充、打印、所有模块功能设计类似，使用这些功能时，在按照姓名、题目、编号等查找中采用了模糊查找技术，系统自动将在所有的数据库中将满足条件的记录查处以供使用。
2.2.2.1　稿件管理子模块　稿件管理子模块著录的项目，有稿件登记、数据维护、稿件检索、数据输出、稿件统计。
　　(1)稿件登记。此模块具有查重、输入、校对和删除功能，是整个系统的运行基础。接到来稿后，首先输入作者姓名及题名进行查重。若为第1次投稿，则按屏幕提示输入各项数据；若为送审稿或修改稿，则调出原稿的记录，经核实后进行插入和追加记录。
　　(2)数据维护。此模块具有对数据进行修改、删除、拷贝等功能。
　　(3)稿件检索。此模块可对题名、稿件登记号、作者姓名、作者单位、编号、投稿时间、发表刊期等进行单独著录项目的检索。同时还设计有组合检索功能，检索时可以任意组合，允许缺项检索。检索结果显示在屏幕上，根据需要可输出打印。
　　(4)数据输出。该模块可输出打印稿件登记帐页、卡片、目次表等。根据稿件著录项目及帐簿的大小，可打印出帐页，装订成册，以供急需。根据卡片的格式及著录项目，微机可自动打印出卡片。组稿时可打印出审定稿件的目次，供讨论用。定稿后，可一次打印出当期发表论文的目次表，供排版使用。
　　(5)数据统计。该模块设计稿件的数据统计，可按分类、作者姓名、作者单位、投稿时间、发表刊期等进行统计。统计的结果，可根据需要直接打印。
2.2.2.2　审稿管理子模块　该模块包括已审稿管理和已用稿管理，具有生成、查询、修改、打印等功能。
　　(1)已审稿管理：主要生成已审稿库和审稿人库。在此库的基础上，可以进行添加、查询、修改、打印等功能，实现审稿过程的自动化。该系统对送审或组审稿件进行处理，其自动从来稿库中查找相应记录加上审稿人、组稿人等信息后存入已审稿库。
　　(2)已用稿管理：根据采用稿编号从来稿库或已审稿库中直接读出记录提示用户添加审稿、责编等信息并自动进行学科分类。保留存档的已用稿库，删除来稿库或已审稿库中相应的信息。
2.2.2.3　期刊管理子模块　该模块可分为期刊印刷和期刊发行两部分。
　　(1)期刊印刷，该模块根据已用稿中稿件期号自动生成排序后的期刊目录等明细库，自动进行期刊管理。包括目录管理、本期刊用稿件管理、生成用稿\复审\终审等明细库、查询修改打印等。①目录管理：目录生成、目录排序、目录打印。②本期刊用稿件管理：稿件学科分类、责任编辑、版式设计、栏目责任编辑、一校人、二校人、三校人、插图等。③打印：用稿单、收取版面费单等。
　　(2)期刊发行，包括订购单位、赠阅单位、样刊单位、交换单位、作者样刊等。
2.2.2.4　财务管理子模块　该模块设计了学报编辑部的经济来往记录，可按经费收入、经费支出、盈亏情况等分类列出帐目，并可打印输出。
2.2.2.5　选题管理子模块　该模块的项目与审稿管理子模块基本相似，不同的是，此模块库中的作者群是根据本刊的特色物色的、对某一选题有一定研究的专家、学者，他们对这些课题有独到的见解。

3　系统的主要特点
3.1　系统功能齐全，具有建立、更新、增加、修改、删除各种数据的功能，可满足不同的需要。系统实用性强，操作简单，使用方便，减少了重复的劳动量，提高了工作效率，具有推广的价值。
3.2　事务处理灵活，根据需要可分别打印出登记帐、卡片、目次表、发行标签等。输出打印的格式不但标准，而且字迹清晰美观。
3.3　除常用字段的单项检索方式外，还有组合检索方式。检索方便，响应速度快。满足了编辑工作中的各种查询要求。
3.4　经济来往清楚，系统列出经费收入，经费支出，盈亏情况，及时掌握情况调整经营方针。
3.5　方便审稿，提高稿件的处理速度，可减少稿件处理过程中的积压现象。


1998―01―20收稿　责任编辑：马宣建
*第1作者简介：何芳桂，男，1939年11月出生，副编审。　


